Projektmanagement-Tools

»Zeit ist Geld, das wissen wir alle. Deshalb ist eine effiziente und strukturierte Arbeitsweise besonders wichtig. Da wir in einem Team arbeiten, stelle ich mir natürlich die Frage, wie die Zusammenarbeit am besten funktioniert. Ich habe von unterschiedlichen Planungstools fürs Projektmanagement gehört. Sollte unser Team so ein Tool nutzen oder reichen herkömmliche Methoden auch aus?«

Tamara Diek, Marketingleitung

Neues birgt immer Chancen und Risiken. Deshalb bleiben auch viele Teams oft lieber beim Status quo. Sich aus der Komfortzone herauszuwagen, ist herausfordernd. Meistens aber werden die Anstrengungen belohnt.

Trotzdem ist die Frage natürlich richtig: Lohnt sich der Aufwand, ein Projektmanagement-Tool einzurichten überhaupt?
Wir helfen Ihnen bei der Entscheidung.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Projektmanagement-Tool?

Um herauszufinden, ob es für Sie sinnvoll ist ein Projektmanagement-Tool zu nutzen, sollte vorerst eines klar sein: Was ist das eigentlich genau?

Mit einem Projektmanagement-Tool organisieren Sie Aufgaben und erhalten Sie Zeitpläne. Darüber hinaus vernetzt es ihr Team und unterstützt bei der Umsetzung der Projekte – von der Idee bis zur Realisierung. Zusätzlich zerlegt es die Aufgaben, weist Verantwortlichkeiten zu und behält den Überblick.

Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen. Sie können Projekte in übersichtliche Phasen unterteilen, realistische Zeitpläne erstellen und Ressourcen effektiv zuweisen.

Das Ergebnis: Weniger Zeitverschwendung, mehr Fokus auf das Wesentliche und eine gesteigerte Produktivität.

Gute Gründe für ein Projektmanagement-Tool

In Ihrem Unternehmen jonglieren Sie täglich mit einer Vielzahl von Aufgaben. Außerdem arbeiten Teams heute oft von verschiedenen Standorten aus an einem Projekt. Eine gute Kommunikation ist essenziell für einen reibungslosen Ablauf. Ein Projektmanagement-Tool unterstützt Sie dabei. Hier sind einige gute Gründe, die für den Einsatz eines Projektmanagement-Tools sprechen:

Aufgaben und Ziele werden klar benannt und den Teammitgliedern zugewiesen. Jeder weiß also, was zu tun ist und wie viel Zeit zur Verfügung steht. Außerdem kann eingesehen werden, woran die anderen Teammitglieder gerade arbeiten. Das führt zu einer effizienteren Zusammenarbeit.
Ziele, Meilensteine und Verantwortlichkeiten sind klar strukturiert. Das hilft Ihnen, auch bei komplexen Projekten den Überblick zu behalten.
Sie können Problemstellen frühzeitig erkennen und beheben. Auf diese Weise können Sie Zeit und Geld sparen.
Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie Ihren Fortschritt präzise analysieren und verfolgen. Das ist besonders bei größeren Projekten von Vorteil, um Zwischenbilanzen ziehen zu können.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Ressourcen zu optimieren, indem Sie Zeit und Budget gezielt verwalten.

Gründe gegen ein Projektmanagement-Tool

Natürlich gibt es auch Gründe, die gegen die Einrichtung eines Projektmanagement-Tools sprechen. Hier sind sie:

Projektmanagement-Tools kosten natürlich oft ihren Preis. Gerade kleinere Unternehmen scheuen sich daher vor einer solchen Anschaffung.
Neue Tools können im ersten Moment sehr komplex erscheinen. Sie müssen also Einarbeitungszeiten einplanen.
Sie müssen damit rechnen, dass einige Ihrer Mitarbeitenden nicht sofort „Hurra“ schreien, wenn Sie sich in ein neues System einarbeiten sollen.
Trotz einer hohen Datensicherung besteht häufig Skepsis gegenüber etwas Neuem im Bezug auf vertrauliche Firmendaten.

Welches Projektmanagement-Tool ist das Richtige

Die Frage kann nicht so einfach beantwortet werden. Das richtige Tool für jedes Unternehmen gibt es nicht.

Informieren Sie sich zunächst, was auf dem Markt aktuell angeboten wird. Prüfen Sie dann, welche Tools Ihren Anforderungen entsprechen. Nehmen Sie diese in die engere Auswahl.

Denken Sie immer auch an Ihr Team. Manche Tools können wahnsinnig viel. Fragen Sie sich: Brauche ich das wirklich? Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall eher für ein „abgespecktes Tool“, wenn Sie Bedenken haben, Ihre Mitarbeitenden zu überfordern.

Ein verlässliches Projektmanagement-Tool implementiert fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien. So wird sichergestellt, dass Informationen während der Übertragung und Speicherung vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Wir verwenden Jira. Es ist ein webbasiertes Tool für Aufgabenmanagement, Projektmanagement und Fehlerverwaltung. Jira ist im IT-Bereich beziehungsweise in der Softwareentwicklung bekannt. Auch wir verwenden es in diesem Bereich.

Projektmanagement-Tool einführen

Wenn Sie sich für ein Tool entschieden haben, ist Ihre Reise natürlich noch nicht zu Ende. Jetzt geht es an die Einführung. Dazu drei abschließende Tipps von uns:
Implementieren Sie klare Zugriffsrechte und Authentifizierungsmethoden. Schließlich sollen nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen.
Erklären Sie Ihrem Team frühzeitig, warum Sie ein Projektmanagement-Tool nutzen möchten. Und vor allem: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, welche Vorteile sie selbst haben.

Unterstützen Sie Ihr Team bei der Einarbeitung – mit zusätzlicher Zeit, Verständnis und Schulungen.

Fazit

Ein Projektmanagement-Tool ist für viele Unternehmen bereits ein unverzichtbarer Begleiter. Aufgaben koordinieren, Zeit und Ressourcen effizient nutzen, die Kommunikation optimieren – solch ein Tool bietet Ihnen und Ihrem Team viele Chancen. Allerdings kostet es auch Zeit, Geld und vielleicht ein paar Nerven, ein solches Tool einzuführen.

Letztendlich schätzen Sie selbst ab, ob sich ein solches Tool für Sie lohnt. Zumindest bei einem kleinen Team, das zeitlich und räumlich zusammen arbeitet. Hier sind Kurzmeetings oder die fixe Frage über den Schreibtisch oftmals viel effizienter. Bei größeren Teams mit unterschiedlichen Standorten oder verschiedenen Arbeitszeiten ist es allerdings wirklich sinnvoll und empfehlenswert.

Setzen Sie sich doch einfach einmal mit verschiedenen Tools auseinander. Sie werden schnell ein Gefühl dafür bekommen, ob und was genau Ihnen und Ihrem Team nutzt.